ASSISTANT-E DE DIRECTION

Vos missions

En qualité d’assistant de direction, vous intégrez la Direction Culture – Sport et Vie Associative, une direction dynamique de près de 80 agents, pour assurer des fonctions essentielles de coordination, d’accueil et de soutien administratif.

Votre rôle s’articule autour de trois missions principales :

Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et acteurs de la direction ;
Apporter un soutien administratif quotidien au directeur et directeur adjoint ;
Être référent dans l’organisation du secrétariat de direction.

Vos domaines d’intervention :

Administration et organisation :
- Gestion du secrétariat de la direction (courriers, parapheurs, fournitures) ;
- Suivi des agendas de l’équipe de direction, organiser des rencontres et prises de rendez-vous ;
- Organisation de réunions, rédaction de comptes-rendus, suivi de tableaux d’activité ;
- Rédaction de courriers, notes, rapports ;
- Suivi des dossiers spécifiques (RH, formations, stagiaires, paie intermittents, conventions…) ;
- Archivage des documents du service ;
- Organisation de séminaires, des comités de vie associative ou comité des sports, en lien avec l’équipe de direction et l’unité Evènementiel et Vie associative et Citoyenne ;
- Suivi et réalisation des délibérations et conventions d’occupation.

Relations avec les publics :
- Assurer un accueil de qualité des usagers, partenaires et personnalités extérieures ;
- Recevoir, orienter et filtrer les appels selon les priorités ;
- Participer à l’organisation d’événements (séminaires, comités…).

Ce que l'on recherche

Vous maîtrisez les outils bureautiques courants tels que Word, Excel, PowerPoint et les outils de travail collaboratif en ligne (notamment Teams) ;
Vous disposez d’excellentes qualités rédactionnelles, vous permettant de produire des documents clairs et structurés ;
Vous possédez de solides compétences en gestion administrative et une bonne connaissance des ressources humaines, notamment en ce qui concerne le suivi du temps de travail, les éléments de paie, les contrats et les dispositifs de formation ;
Vous comprenez le fonctionnement des collectivités territoriales, le rôle Conseil municipal, du Maire et des élus, et les missions de la Direction Culture – Sport et Vie Associative ;
Doté d’un excellent sens de l’accueil, vous êtes à l’aise dans la relation avec le public et les partenaires internes et externes ;
Vous savez organiser, planifier et hiérarchiser les tâches avec rigueur et autonomie ;
Enfin, vous savez prendre des initiatives, travailler en transversalité avec différents services, et rendre compte de votre activité de manière claire et synthétique.

Conditions d’exercice :

Travail en bureau – pics d’activité en fonction des obligations de la direction
Disponibilité occasionnelle les soirs et week-end
36h30 heures hebdomadaires

ASSISTANT-E DE DIRECTION - HELLEMMES F/H

Vos missions

Ce que l'on recherche