RESPONSABLE DE LA PLANIFICATION, DE L'ACCUEIL ET DE LA SÉCURITÉ F/H

Le Département Education et Enseignement artistiques de Lille (DEEA) est constitué du Conservatoire à Rayonnement Régional, de 5 écoles de musique, du Faubourg des musiques et du Plan musique dans théâtre qui touche 9.000 enfants sur les communes de Lille, Lomme et Hellemmes.

Au sein du Conservatoire (1800 élèves et 147 enseignants) et en lien avec l’équipe de direction, vous repenserez le projet de service afin d’assurer la gestion des plannings des salles et l’encadrement de l’équipe d’accueil et de surveillance (11 personnes). En tant que chef de service, vous veillez à la bonne marche de celui-ci et établissez une coordination active avec les autres services de l’établissement. Vous avez également la charge de la sécurité du bâtiment.

Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes :

1) Gestion du planning des salles (environ 45% du temps de travail)

• Vous organisez la communication avec les demandeurs de locaux (agents, partenaires, usagers), notamment avec un processus d’expression des besoins en amont, un traitement rapide de la demande, et un suivi systématique en aval.
• Vous assurez la liaison avec les différents services du conservatoire pour la bonne gestion de l’occupation des locaux en fonction de l’activité globale (pédagogique, de diffusion, etc.).
• Vous mettez à jour le planning des salles du conservatoire via l’outil informatique dédié
• Vous proposez des outils prospectifs pour optimiser la gestion de l’occupation des salles (outils informatiques, circuits d’informations et de notification etc.).
• Vous procédez à un archivage soigneux et systématique des demandes pour établir si besoin la chronologie de la demande, notamment en cas de conflit d’activité.

2) Encadrement de l’équipe d’accueil surveillance (environ 45% du temps de travail)

• Vous concevez avec la direction le projet du service accueil surveillance et coordonnez sa mise en œuvre afin d’assurer un accueil optimal du public (1800 élèves et 40.000 spectateurs/an) et sa sécurité.
• Vous animez et encadrez l’équipe d’accueil/surveillance en organisant une présence régulière sur le terrain.
• Vous organisez le travail des agents (planning et répartition des missions) et les accompagnez dans la mise en place des processus concrets, en regard de la législation et du fonctionnement général de l’établissement.
• Vous analysez et répondez aux besoins d’accueil et de surveillance ponctuels des publics en lien avec l’activité de l’établissement et notamment de son action culturelle.
• Vous suivez le temps de travail des agents (récupération et congés).
• Vous formez les agents aux procédures en matière d’accueil et de sécurité.
• Vous renforcez l’équipe en cas de nécessité.
• Vous programmez les interventions du prestataire extérieur en accueil/surveillance/sécurité en cas de besoins.

3) Sécurité du bâtiment (environ 10% du temps de travail)

• Vous appliquez et faites appliquer les règles et consignes de sécurité et organisez des exercices d’évacuation régulièrement.
• Vous gérez l’équipe sécurité et formez les agents.

Conditions d’exercice :

• Le poste est basé au conservatoire, rue Alphonse Colas dans le Vieux Lille.
• Mobilité au sein d’un établissement de 6.000 m2 qui comprend 80 salles de travail.
• Poste à temps complet du lundi au vendredi.
• Le conservatoire est ouvert 7 jours sur 7 de 7h15 à 22h du lundi au vendredi, de 8h15 à 19h30 le samedi et le dimanche en fonction de l’activité de 8h45 à 18h. Une souplesse horaire est demandée.
• Disponibilité requise ponctuellement le samedi matin et le soir lors des manifestations.
• Travail en grande transversalité avec les services, professeurs et élèves.
• Fermeture au public 1 mois en été et 1 semaine à Noël - congés à prendre impérativement les deux premières semaines d’août et une semaine entre Noël et le Nouvel An.
• Parking gratuit (places limitées).