DIRECTEUR ADJOINT - ETAT CIVIL ET CIMETIERES F/H

La Direction de l’Etat Civil et des Cimetières du Pôle Vie Citoyenne et Animations de Proximité cherche son Directeur adjoint (F/H).

La direction de l’Etat Civil et des Cimetières, c’est :

• 1 service Etat civil : plus de 12 000 déclarations de naissances ou de décès, plus 500 mariages célébrés et plus de de 800 PACS enregistrés en 2024
• 1 service funéraire composé des Cimetières de l’Est et du Sud : 80 000 concessions au sein de deux sites patrimoniaux arborés, plus de 1 000 inhumations par an
• 1 service Ressources : 90 agents, un budget de fonctionnement de 50 000€, un budget d’investissement de 100 000€, des marchés publics, et un PPI d’environ un million d’euros

Votre rôle est d’accompagner la directrice dans le pilotage de la direction et le management d’une équipe d’environ 90 agents, en lien avec les responsables de service.  

Vos principales missions seront les suivantes :

Vos missions propres :

• Œuvrer en faveur d’un accueil de qualité pour les usagers, et pour l'amélioration de la qualité de service
• Définir, suivre et évaluer les procédures et les indicateurs d'activité de la direction, veiller à optimiser le fonctionnement du service
• Développer une dynamique de projet au sein de la direction
• Elaborer et suivre le budget de la direction, faire des propositions en matière de fonctionnement et d’investissement
• Assurer l'intérim de direction en l'absence de la directrice

Vos missions en binôme avec la Directrice :

• Être responsable du Service extérieur des Pompes Funèbres Lille-Lomme-Hellemmes
• Piloter l'activité de la direction et du plan de travail, effectuer des arbitrages
• Coordonner les moyens et les ressources de la direction
• Etre le relais des priorités et des urgences auprès de la hiérarchie
• Exercer une veille législative et réglementaire
• Assurer la mise à jour des procédures et accompagner les agents dans l'application des nouvelles règlementations, en sécurisant les process et la rédaction des actes d'état civil et autorisations funéraires
• Assurer la montée en compétence des agents, gérer les ressources humaines
• Animer l'équipe de direction et apporter conseils et appui aux cadres
• Traiter les dossiers sensibles en lien avec les responsables de service
• Représenter la Direction / la Ville : lien avec élus et le cabinet du maire, les organisations syndicales, ainsi que les institutions et partenaires extérieurs
• Participer aux instances et commissions liées à l’activité de la direction

Vos interlocuteurs : 

• Internes : DGA, DGA délégué, directeurs du pôle, directions de la ville, Cabinet du Maire, élus, organisations syndicales
• Externes : Procureur de la république, Tribunal Judiciaire, Pompes funèbres, réseaux nationaux d’ état civil et cimetières, directions similaires des autres communes, notaires, CHR, Maternités

Conditions d’exercice :

• Direction réunissant près de 90 agents
• Un élu thématique de référence
• Moyens bureautiques et informatiques
• Logiciel spécifique à l'Etat Civil et aux cimetières (Siècle, Eternité), Coriolis, Elise
• Poste non télétravaillable
• Permanences le samedi matin pour l’état civil
• Présence souhaitée lors des cérémonies et commémorations (cimetières)
• Astreinte pendant les périodes de Toussaint dans les cimetières, en cas d'urgence dans les cimetières et état civil (mariage in extremis en dehors des jours ouvrés, gestion des intempéries dans les cimetières etc)
• Déplacements possibles 2 fois par an en moyenne (2 jours par déplacement)