ASSISTANT DE GESTION FINANCIÈRE ET ADMINISTRATIVE, CHARGÉ DU SUIVI DES INVESTISSEMENTS F/H

La Direction des Services Ressources - Education assure le suivi et le pilotage des ressources ainsi que la relation aux usagers du département Education. Ce dernier met notamment en œuvre le Projet Educatif Global, l'organisation des activités péri et extra scolaires, la restauration scolaire et les moyens alloués aux écoles.

Au sein du service Gestion administrative et financière, l'Assistant-e de gestion financière et administrative assure au quotidien et principalement le suivi des dépenses d'investissement du Département Education. Il-elle peut aussi être amené-e à traiter des dépenses de fonctionnement en lien avec ses collègues. Il-elle participe à l'ensemble des opérations comptables, de l'engagement à la liquidation en passant par toutes les opérations intermédiaires en lien avec les fournisseurs et les services opérationnels concernés et les écoles.

En tant qu'Assistant-e de gestion financière et administrative, vous assurez le lien entre les besoins de terrain, les achats et les réalisations des opérations de travaux ou interventions techniques, ainsi qu'entre les besoins en matériel / mobilier et l'installation sur sites après achat. Vous recherchez la satisfaction des utilisateurs au mieux en fonction des moyens disponibles. Vous veillez à une utilisation cohérente des crédits. Vous assurez le suivi des délais (travaux, facturation). Enfin, vous savez rendre compte à votre hiérarchie, formuler des propositions, et alerter le cas échéant.

Vos missions plus détaillées seront les suivantes : 

• Répondre aux demandes d'interventions / de travaux / d'achats émanant des différents utilisateurs en lien avec les services concernés.
• Répondre aux différentes demandes d'acquisition de matériel / mobiliers des différents utilisateurs.            
• Analyse des demandes et des besoins, aide à la décision, établissement de propositions devant contribuer à améliorer le fonctionnement des sites, organisation logistique de différentes interventions.
• Favoriser l'achat durable. Inventaire et suivi régulier du stock de mobilier scolaire de "seconde main".
• Etablissement des devis auprès des fournisseurs de matériel et mobilier, suivi des livraisons et installations ainsi que des éventuels litiges post-livraison.
• Tenue de tableaux de bord et de reporting pour le suivi des demandes.
• Engagements et suivi des interventions / réalisation de travaux dans les écoles et restaurants scolaires.
• Liquidation des factures et pré mandatement.
• Participation à la préparation et au suivi budgétaire.
• Interface entre les différents acteurs, entre les demandes et besoins exprimés ou repérés sur sites et les services en charge de la réalisation.

Conditions d'exercice : 

• 79 écoles et 40 restaurants scolaires, Ecole de la Forêt de Phalempin
• Contraintes particulières : commissions de sécurité 
• Nécessité de réalisation de travaux de différentes natures sur ces sites : de la petite réparation en fonctionnement (dépannages) à la participation au suivi des opérations lourdes (construction d'écoles), installation des moyens informatiques. 
• Budgets mobilisables : crédits récurrents et Plan Pluriannuel d'Investissement des différentes Directions Education, en cohérence avec d'autres sources de financement.
• Pics d'activités : préparation de la rentrée scolaire, clôture de fin d'exercice notamment
• Travail en transversalité, contenu administratif en lien étroit avec les besoins et demandes du terrain.
• Travail en open space (avec 8 agents)
• 1 jour de télétravail possible par semaine.
• Poste situé à l'Hôtel de Ville - Les Arcades
• Eléments de rémunération : Rifseep groupe C8 - NBI : 0