GESTIONNAIRE COMPTABLE, ADMINISTRATIF ET JURIDIQUE F/H

Le service ressources financières et juridiques du Palais des Beaux-Arts de Lille pilote, organise et met en œuvre le bon fonctionnement et les projets du musée sur le plan administratif, juridique (délibérations, marchés publics, conventions) et budgétaire (préparation et suivi de l’exécution budgétaire, gestion des ressources) et besoins en achat public.

Il comprend 4 postes (1 responsable, 1 chargé des marchés publics et actes juridique, 2 gestionnaires comptable, administratif et juridique).

En qualité de gestionnaire comptable, administratif et juridique, vous organisez et mettez en œuvre les projets sur le plan administratif, juridique (délibérations, marchés publics, conventions) et budgétaire (préparation et suivi de l’exécution budgétaire, gestion des ressources).

Avec votre collègue, vous assurez la gestion des dépenses et des recettes du Palais des Beaux-Arts (PBA) en veillant à l’efficacité dans le traitement des demandes et la mise en œuvre des procédures. Vous assistez également à la rédaction et à la mise en œuvre des actes administratifs et juridiques.

Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes :

1) Préparation et traitement des engagements comptables en dépenses et en recettes :

• Vous préparez et traitez les engagements comptables en dépenses et en recettes dans le logiciel comptable et portez les informations comptables sur les bons de commande.
• Vous renseignez quotidiennement les tableaux de suivi des recettes et des dépenses.
• Vous suivez l’exécution des marchés publics, la mise-en-œuvre des contrats de prestations artistiques, conventions et actes administratifs et les délégations de service public.

2) Pilotage et réalisation des démarches préparatoires aux achats :

• En ce sens, vous travaillez avec les services opérationnels les commandes (pour vérifier si le besoin est couvert par un marché public, accompagner la rédaction et traiter les procédures de demande d’achat et les bilans de consultation, vérifier les bons de commandes/lettres de commande et assurer leur suivi dans le parapheur électronique avant de les retourner visés au service demandeur).

3)Traitement des factures et des titres de recettes :

• Vous traitez comptablement les factures.
• Vous renseignez les prestataires sur l’état d’avancement des paiements.
• Vous organisez et classez les pièces justificatives des dépenses et recettes pour assurer leur bon archivage et faciliter leur recherche.
• Vous traitez comptablement les recettes.
• Vous renseignez quotidiennement les tableaux de suivi des recettes et des dépenses pour y porter les informations relatives aux paiements et aux encaissements.

4) Participation au suivi du budget et aux démarches de bonne gestion :

• Vous suivez le budget dans le logiciel comptable Coriolis.
• Vous assurez un suivi comptable du budget par opération (M57) afin de permettre un suivi régulier du niveau de consommation du budget et contribuez à préparer les décisions modificatives.
• Vous croisez le suivi budgétaire avec la comptabilité analytique ou par destination des musées pour délivrer une information pertinente à la direction.
• Vous assurez le suivi de l’exécution des marchés sur le plan comptable.

5) Préparation et mise en œuvre des actes juridiques et administratifs nécessaires à la conduite des activités des musées :

• En collaboration avec les services, vous accompagnez la rédaction des actes juridiques et administratifs (arrêtés, décisions du Maire, délibération, convention, contrats).
• Vous suivez les signatures et notifications.
• Vous constituez des dossiers de demande de subvention et de bilan.

6) Participation au bon fonctionnement du pôle ressources financières et juridiques :

• Vous suivez les projets de la formulation du besoin à la réalisation.
• Vous assurer un relais sur les missions et opérations suivies par le second gestionnaire afin de garantir une continuité de service.
• Vous rendez compte au responsable de pôle de l’état d’avancement des dossiers et réorientez l’activité selon les priorités.
• Vous assurez la mise à jour permanente des outils de suivi budgétaire, comptable et juridique.
• Vous intégrez les démarches de dématérialisation pour gagner en fluidité.
• Vous contribuez à la sécurisation comptable et à la fiabilité de la mise en œuvre des procédures ainsi qu’à la diffusion d’une culture de gestion au musée.

Conditions d'exercice :

• Travail en coordination et transversalité avec les quatre grandes directions du PBA ainsi qu’en lien étroit avec les services centraux et supports de la Ville notamment le Pôle Culture et Relations Internationales, la Direction des Finances et éventuellement le Service de Gestion Comptable (Trésorerie Municipale).
• Poste situé au Palais des Beaux-Arts de Lille
• Déplacements éventuels au MHC et à l’hôtel de Ville
• Travail en bureau du lundi au vendredi
• Horaires fixes
• Collaboration étroite avec le second gestionnaire
• Pics d’activité liés aux impératifs du calendrier budgétaire (octobre à décembre, janvier et juin/juillet)