ASSISTANTE ADMINISTRATIVE F/H

Vos missions

Sous la hiérarchie de la responsable ressources, vous assurez les missions d’assistanat et de secrétariat de direction au sein d’un service composé de 9 urbanistes et 2 cheffes de projet. Vous garantissez la continuité administrative du service et la fluidité des échanges internes et externes dans un environnement nécessitant réactivité, polyvalence et sens de l’organisation.

Voici vos futures missions :

Gestion du secrétariat

Assister la directrice dans l’organisation quotidienne : gestion des agendas, accueil téléphonique, coordination des réunions ;
Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers ;
Actualiser les tableaux de suivi et veiller à la bonne circulation de l’information ;
Assurer l’interface avec les secrétariats d’élus, les services internes et les partenaires externes ;
Suivre les sollicitations des usagers (mails, appels, visites) ;
Préparer les réunions récurrentes : ordres du jour, documents associés ;
Organiser et suivre l’archivage.

Assistanat du service opérationnel

Préparer les dossiers thématiques et les ordres du jour pour les urbanistes et cheffes de projet ;
Rédiger et suivre les courriers, notes et documents opérationnels ;
Contribuer à la mise en place d’outils de travail collaboratifs ;
Participer à l’organisation des évènements : accueil de délégations, partenaires, déplacements (ordres de mission).

Appui à la responsable ressources

Suivre les congés et titres de transport ;
Mettre à jour les tableaux de suivi RH ;
Actualiser les dossiers individuels des agents.

Ce que l'on recherche

Vous possédez une solide maîtrise des procédures administratives ainsi que d’excellentes qualités rédactionnelles, indispensables pour la rédaction, la mise en forme et la relecture des courriers et des notes ;
Vous disposez également d’une bonne aisance avec les outils informatiques, qu’il s’agisse des logiciels bureautiques (Word, Excel, Teams…) ou de l’utilisation d’un logiciel métier ;
Vous faites preuve d’une grande rigueur et savez travailler efficacement en équipe, y compris dans des contextes de forte sollicitation ou d’urgence ;
Votre capacité à gérer le stress, associée à une autonomie affirmée, vous permet de mener vos missions avec fiabilité et constance.
Enfin, vous exercez vos fonctions avec sens de la réserve et discrétion professionnelle, garantissant un traitement confidentiel des dossiers et des informations sensibles.