DIRECTEUR DES AFFAIRES GÉNÉRALES F/H

Service administratif pivot du Cabinet du Maire, le service des affaires générales du Cabinet recherche son directeur/sa directrice. Votre rôle sera d’organiser et de coordonner les activités de la direction sous la responsabilité de la directrice de Cabinet, dans les domaines suivants :

Courrier du Maire :

• Pilotage du projet de service sur la modernisation et la dématérialisation du traitement du courrier
• Réponses adaptées à des demandes à caractère personnel, liées à des problématiques personnelles ou municipales, à des invitations à caractère statutaire (AG ou CA d’organismes institutionnels ou d’associations),
• Mobilisation directe des élus (en cas d’impératifs /urgence pour des représentations du Maire/ de la Ville à caractère obligatoire)
• Traçabilité des courriers des services /documents à destination du Maire

Relations à l’usager :

• Remontées et orientations des problématiques liées à la vie dans la ville et les quartiers/ compétences municipales 
• Collecte /recherche d’informations en lien avec les différents services de la Ville pour réponses du Cabinet à certaines sollicitations  
• Sollicitations à caractère individuel : Orientation/analyse et suivi de chaque situation confiée au Maire (logement/ emploi, difficultés de la vie quotidienne, séjour) et le cas échéant accueil personnalisé ou téléphonique - propositions de réponses adaptées 
• Suivi des rencontres du Maire (notamment dans le cadre de manifestations/ réunions sur le terrain)

Suivi de la gouvernance municipale :

• Contribution à la préparation et la restitution des réunions municipales présidées par le Maire (Bureau des Adjoints / Majorité Municipale) en particulier du Conseil Municipal :
• Rédaction de certaines communications du Maire
• Assimilation du contenu / des enjeux des délibérations inscrites à l’ordre du jour des séances
• Participation active à l’organisation du déroulement de la séance (prises de parole /temps de parole/contenu des communications
• Interface avec les conseillers techniques, le secrétariat des Instances/la Direction de la communication / le service Presse

Participation à l’organisation interne du Cabinet :

• Interlocuteur des services sur certains sujets administratifs / plannings divers (astreintes, congés…) à destination du Maire  
• Elaborer des tableaux de bord pour le suivi de l’activité du Cabinet et des demandes réceptionnées,

Suivi et traitement de dossiers municipaux spécifiques :

• En lien avec la Directrice de Cabinet et les élus référents, assurer le suivi politique et l'interface sur des dossiers transversaux identifiés : observation des relations avec les organisations syndicales (dialogue social, conférence sociale), suivi de l’activité et de la gouvernance de certains établissements publics de la commune à vocation sociale (Centre Communal d’action sociale, du Crédit Municipal).
• Contribuer, pour le compte du Cabinet, à la centralisation des données relatives à la démarche d'évaluation des politiques publiques, en lien avec les services administratifs porteurs.

Analyse et prospective de l’action publique :

• Production de notes d'analyse et de prospective sur plusieurs champs de politique nationale.
• En lien avec les conseillers technique, coordination des relations avec les associations nationales (AMF, France Urbaine, etc.)

Conditions d'exercice:

• Poste à temps complet situé à l’Hôtel de Ville, Place Augustin Laurent
• Travail d’équipe et polyvalence
• Horaires de travail réguliers dans le cadre du fonctionnement normal du service et du Cabinet, mais disponibilité demandée en fonction de l’agenda de la gouvernance municipale  
• Interlocuteurs :
  • En interne : Travail en transversalité avec les membres du Cabinet (conseillers du Maire / le secrétariat particulier du Maire), les directions, pôles et les élus
  • A l’externe : institutions  et partenaires (Etat, Région, Département, Métropole Européenne de Lille, Bailleurs , autres organismes/associations) et le public (lillois ou non)