AGENT D'ACCUEIL-SECRETAIRE F/H

Vous intégrez le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) d’Hellemmes en qualité d’Agent d’accueil-secrétaire sous la responsabilité de la responsable du service Accueil Social Logement.  

Votre rôle : 

L’agent d’accueil – secrétaire accueille le public de la direction Solidarité et du Centre Communal d’Action Sociale, physiquement et au téléphone. Il permet un accueil généraliste et une orientation vers le partenaire adapté selon la demande. Il effectue les missions de secrétariat de l’espace logement et action sociale afin de permettre aux professionnels de ce service de se concentrer sur leurs missions d’accueil et d’accompagnement du public.

Dans ce cadre, vos missions principales sont :

Accueil Physique, téléphonique et renseignement du public : 

• Accueillir tout type de public avec amabilité ;
• Favoriser l’expression de la demande et la reformuler ;
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions ;
• Remettre les documents d’informations en fonction de la demande ;
• Aider au renseignement de documents administratifs simples ;
• Faire vivre le lieu d’accueil par une animation et un affichage pertinent à destination du public ;
• Orientation vers les services ou partenaires compétents ;
• Identifier et rechercher le service et /ou le partenaire compétent dans chaque situation ;
• Renseigner sur le fonctionnement et l’organisation des services ou partenaires ;
• Assurer la prise de rendez-vous ;

Gestion de la remise du courrier aux personnes domiciliées au CCAS :

• Enregistrer le courrier arrivé pour les personnes domiciliées au CCAS ;
• Remise du courrier ;
• Renseignement le logiciel métier ;

Secrétariat Logement- Action Sociale : 

• Etablir des courriers types ou autres (convocations, relance, attributions de logements…) ;
• Enregistrer les demandes de logements en lien avec les agents du service ;
• Enregistrer le courrier départ ;
• Gérer les agendas ;
• Garantir la tenue d’indicateurs et de tableaux de bord du service ;
• Participer à l’organisation d’évènements ponctuels du service ;
• Participer à la démarche d’amélioration de l’accueil du public et des outils de gestions du secrétariat ;
• Assurer la gestion des stocks et commande du matériels ; 
• Assurer un appui technique de la nouvelle commission d’attribution d’aides sociales facultatives ;

Régie :

• Tenue de la régie des aides facultatives du CCAS.

Conditions d’exercice (spécificités du poste) :

• Poste situé au CCAS d’Hellemmes.
• Risques d’incivilités et de conflits dans la relation aux personnes.
• Horaires réguliers : 8h30-12h18 / 13h30-17h00 du lundi au vendredi.