Vos missions
Sous l’autorité de la Responsable du Service des Instances et au sein d’une équipe de 5 personnes, vous participez à la bonne organisation et au bon déroulement des réunions municipales (Comité de direction, Commissions, Conseil de Municipalité et Conseil Municipal), dans le respect des procédures administratives et des délais impartis.
À ce titre, vous assurez notamment le suivi des séances du Conseil Municipal, l’administration fonctionnelle du logiciel Airs Delib, en lien avec la DNSI et la gestion des factures liées à la formation des élus.
Environnement de travail :
Ce poste nécessite une disponibilité ponctuelle en soirée, selon le calendrier des réunions institutionnelles (environ 5 séances de Conseil Municipal et 25 réunions de commissions par an). Les heures effectuées sont récupérables.
Les missions qui vous seront confiées :
Organisation, secrétariat et suivi des réunions municipales :
- Instruction des projets de délibération ;
- Elaboration des ordres du jour des réunions ;
- Convocation et suivi logistique des différentes réunions municipales ;
- Elaboration et envoi des dossiers ;
- Présence à certaines réunions ;
- Rédaction des procès-verbaux ou comptes-rendus ;
- Suivi des réunions (mesures d’affichage ou publication, …) ;
- Télétransmission des délibérations au contrôle de légalité ;
- Élaboration des registres des délibérations ;
Instruction des arrêtés municipaux :
- Enregistrement et numérotation ;
- Envoi au contrôle de légalité ;
- Publication ;
- Diffusion aux services concernés ;
- Elaboration des registres ;
- Archivage ;
Rédaction de courriers et actes divers
Vos principaux interlocuteurs :
- Interne : L’ensemble des services municipaux et les communes associées Lomme et Hellemmes. Externe : La Préfecture (contrôle de légalité)
Ce que l'on recherche
Les compétences métiers et comportemantales souhaitées :
- Maîtriser les procédures administratives pour l’organisation des réunions municipales, sur la base des dispositions du Règlement intérieur du Conseil Municipal et du Code Général des Collectivités Territoriales ;
- Travailler en transversalité avec l’ensemble des services de la Ville et les communes associées ;
- Au sein du service, être en mesure de pallier l’absence d’un collègue (polyvalence) ;
- Souci d'efficacité et de résultats.