Vos missions
Au sein de la Direction la Proximité et de la Participation citoyenne du pôle Vie Citoyenne et Animations de Proximité,
La Mairie de Quartier de Wazemmes (quartier de 29 000 habitants)
cherche son Assistant de Direction (F/H).
Rejoignez une équipe d’une quinzaine d’agents, au sein d’un agréable site rénové et sécurisé, où règnent bonne ambiance et solidarité !
Vous exercez un rôle important au sein de la Mairie de Quartier : vous participez au bon fonctionnement administratif aux côtés de l’équipe de direction et des collègues.
Et vous avez en charge la gestion des conventions et des plannings de la salle polyvalente Philippe NOIRET.
Vos principales missions seront les suivantes :
- Suivre les dossiers, gérer les courriers et les mails
- Effectuer des tâches de secrétariat diverses : accueil téléphonique, prises de notes, rédaction standard sur traitement de texte, courriers et courriels types, réponses standard aux interventions et sollicitations des habitants…
- Organiser et suivre l’agenda de l’équipe de direction, organiser des rendez-vous et réunions
- Tenir un rôle de pivot et de relais : bien comprendre la demande et la reformuler pour la traiter ou orienter vers un collègue, assurer la communication descendante et ascendante afin de répondre aux demandes de l'usager ou de l'orienter de façon efficace
- Contribuer à l'organisation des manifestations du quartier (participation ponctuelle)
- Préparer et suivre des réunions internes ou publiques sur le plan administratif
- Suivre les demandes de subventions, contribuer à la gestion et l'exécution budgétaire
- Gestion administrative des arrêts et reprises de travail
- Suivi de tableaux de bord divers
Responsabilités et résultats attendus :
- Evaluation des priorités et des niveaux d'urgence
- Reporting à la direction sur les affaires sensibles et/ou urgentes
- Organisation efficace et méthodique
- Qualité des documents rendus
Vos interlocuteurs :
Internes : travail en lien avec les secrétariats d'élus, les collègues des autres MQ et les services thématiques de la ville
Externes : partenaires institutionnels, associations du quartier, habitants du quartier, commerçants
Conditions d’exercice :
- Poste basé à la mairie de Quartier de Wazemmes, 100 Rue de l'Abbé Aerts, 59000 Lille
- Amplitude horaire : entre 08h 45 et 17h, du lundi au vendredi (dans les créneaux horaires d'ouverture de la mairie de quartier (9h00-12h15 et 13h30-17h00 et en fonction d’un cycle de 36h30 par semaine
- De manière ponctuelle, participation à des réunions ou temps forts organisés pour les habitants (vœux, carnaval…)
- Télétravail envisageable (max 1 jour par semaine après 3 mois de présence)
- Moyens bureautiques et informatiques
Ce que l'on recherche
- Dynamique, réactif et organisé, vous faites preuve de bon sens et de discernement
- Vous savez prendre des initiatives et vous adapter aux sollicitations multiples
- L’esprit d’équipe et de solidarité vous caractérise
- Vos compétences relationnelles et rédactionnelles sont reconnues
- Vous maîtrisez les logiciels de bureautique et de recherche documentaire, Internet, et outils informatiques internes
- Vous avez des bases en gestion budgétaire (Coriolis) ou une appétence pour les chiffres
- Vous connaissez le fonctionnement et les démarches réalisées dans une mairie de quartier
- Doté d’un sens aigu du service public, vous avez de l’intérêt pour la vie du quartier
- Vous accordez de l’importance à la confidentialité et au devoir de réserve
Ce que l'on vous propose
- Un accompagnement par le service dès la prise de poste
- Des formations finances sont possibles
- Proximité des transports en commun
- Salle de pause/restauration sur place
- Rémunération : IFSE groupe 8 (207€)
Procédure de recrutement
la procédure prévoit un entretien, précédé d'un test administratif