Vos missions
La Direction du Numérique et des Systèmes d’Information (DNSI) recherche un Assistant de direction pour assurer un rôle clé dans la gestion administrative et l’organisation interne. Véritable interface entre le directeur, ses adjoints et l’ensemble des équipes, vous garantissez la fluidité de la communication et le respect des délais impartis.
En qualité d’assistant de direction, voici ce que l’on attend de vous :
Organisation et coordination :
- Gérer l’agenda du directeur et des directeurs adjoints, ainsi que leurs déplacements (ordre de mission, réservations transport et hébergement) ;
- Organiser les réunions : réservation des salles, préparation du matériel, élaboration de l’ordre du jour, rédaction des comptes-rendus et suivi des actions ;
- Organiser les événements internes (petits-déjeuners, pots de départ, cadeaux…) et accueillir les prestataires ;
- Accueillir et orienter les agents de la direction, répondre à leurs questions et alerter la hiérarchie si nécessaire ;
- Assurer la coordination avec les services techniques pour l’entretien des bureaux et les réparations.
Gestion administrative :
- Assurer l’accueil téléphonique et le filtrage des appels ;
- Rédiger et mettre en forme notes, courriers et tableaux de bord ; organiser et archiver les dossiers ;
- Relire les parapheurs soumis à signature (élus, DGA, Directeur), proposer des corrections et assurer le suivi du circuit ;
- Traiter les courriers, notes et dossiers entrants et sortants ; distribuer les fiches de paie des agents ;
- Suivre les commandes de fournitures et les documents liés aux EPA et campagnes AGPI ;
- Gérer les stages non rémunérés (réponses, conventions, suivi) en lien avec la référente RH ;
- Mettre à jour l’organigramme, l’annuaire et l’adresse générique LD_DNSI lors des arrivées, départs ou mutations ;
- Suivre les absences et présences des agents (congés, arrêts maladie, accidents de travail, autorisations exceptionnelles) ;
- Assurer le suivi des astreintes et heures supplémentaires (documents à compléter et transmission RH) ;
- Être référent « copieur » (papier, cartouches) ;
- Préparer l’accueil des nouveaux recrutés (fournitures, formalités) et organiser les départs (restitution matériels, clés) ;
- Assurer ponctuellement l’intérim des autres assistants du pôle et solliciter leur aide en cas d’absence.
Ce que l'on recherche
- Votre compréhension du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur organisation vous permet d’interagir efficacement avec les différents interlocuteurs ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et possédez d’excellentes compétences rédactionnelles, vous permettant de produire des documents clairs et structurés ;
- Vous êtes à l’aise avec le Pack Office et avez la capacité d’utiliser les outils numériques mis à disposition (Intranet, EasyRepro, Elise) ;
- Doté d’une grande discrétion professionnelle, vous faites preuve de diplomatie et de solides qualités relationnelles ;
- Vous êtes capable d’anticiper les besoins, de réagir rapidement aux imprévus et de faire preuve de rigueur dans l’exécution de vos missions ;
- Votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer les priorités vous permettent de travailler efficacement, même en période de forte activité ;
- Dynamique et disponible, vous êtes animé par le souci du résultat et vous appréciez le travail en équipe.
Conditions d’exercice :
- L’emploi s’exerce au sein de la DNSI, 3eme étage de l’Hôtel de Ville
- Amplitude hebdomadaire du lundi au vendredi : 36h30 / horaires réguliers
- Poste télétravaillable : un jour par semaine
Eléments de rémunération :
- IFSE Groupe 7
Titre :
ASSISTANT DE DIRECTION - DNSI F/H
Type de recrutement :
Emploi permanent
Ville :
LILLE CEDEX
Pôle :
Ressources
Filière(s) :
Administrative
Catégorie(s) :
B ; C
Cadre(s) d'emplois :
Adjoints administratifs territoriaux ; Rédacteurs territoriaux
Date prévisionnelle d'embauche :
01/07/2026
Date limite de candidature :
11/02/2026
Contact RH pour l'offre :
Julie LESAGE - Chargée de recrutement - jlesage@mairie-lille.fr
Réf. :
P-2025-1267