Vos missions
L'agent assure l’accueil et le suivi des élèves de l’école de musique, en lien avec les enseignants et le responsable de l’école qui est également coordinateur des écoles de musique de Lille. Il assiste celui-ci sur toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’école et de la coordination.
Le Département Éducation et Enseignement Musique, Danse et Théâtre regroupe le Conservatoire à Rayonnement Régional de Lille, cinq écoles de musique et le Faubourg des Musiques. Le poste proposé est rattaché à l’École de musique de Lille Centre, qui accueille environ 200 élèves. L’agent travaille en autonomie sur le site, en lien avec les collègues du département, et assure une présence indispensable à la vie quotidienne de l’établissement.
En qualité d’agent d’accueil et administratif à l’école de musique de Lille Centre, vous aurez pour principales missions :
Assurer l’accueil :
- Accueillir, orienter et surveiller les élèves ;
- Informer les parents, les services municipaux et les visiteurs sur place ou par téléphone ;
- Gérer les entrées et sorties des élèves mineurs ;
- Participer à la logistique des événements (placement de chaises, pupitres, suivi des clés et alarmes) ;
- Prendre les rendez-vous pour la direction.
Assurer le secrétariat :
- Suivi administratif de la scolarité : inscriptions, réinscriptions, présences, absences ;
- Rôle de personne ressource auprès des autres secrétaires des écoles de musique de Lille en vue d’harmoniser les pratiques
- Constitution et mise à jour des dossiers élèves et familles ;
- Organisation des évaluations trimestrielles et examens de fin d’année pour les écoles ;
- Gestion des plannings des professeurs et du personnel (absences, congés) ;
- Facturation : édition et suivi des factures ;
- Saisie de courriers et mails ;
- Suivi du matériel : inventaire, prêts d’instruments, bibliothèque musicale ;
- Gestion des besoins en fournitures et prestations d’entretien ;
- Coordination avec le directeur : gestion partielle de l’agenda et appui logistique ;
- Communication interne : diffusion d’informations aux familles et au service Culture ;
- Gestion du planning des prêts de salle ;
- Renfort ponctuel dans d’autres établissements du département selon les besoins.
On attendra de vous :
- Maintenir une atmosphère propice à l’apprentissage dans les locaux ;
- Représenter l’image de la Ville auprès des élèves et des familles ;
- Assurer un suivi rigoureux des informations et les relayer à la hiérarchie ;
- Travailler en réseau avec les autres établissements du DEEA ;
- Gérer avec calme les périodes d’affluence et anticiper les tâches administratives lors des temps plus calmes.
Relations professionnelles
- Externe : élèves, parents, professeurs, services municipaux, prestataires
- Interne : autres écoles de musique, Faubourg des Musiques, Conservatoire, services culturels et techniques, mairie de quartier, RH
Ce que l'on recherche
- Vous avez un intérêt pour le milieu de l’enseignement musical ;
- Vous possédez une bonne connaissance du fonctionnement administratif des collectivités territoriales, ainsi qu’une compréhension des activités spécifiques liées à une école de musique ;
- Vous maîtrisez les outils bureautiques tels que Word, Excel et Outlook, et êtes en mesure de prendre en main rapidement le logiciel métier Imuse dédié à la gestion de la scolarité ;
- Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles, ainsi qu’une maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe, notamment pour la rédaction de courriers administratifs ;
- Vous faites preuve d’un excellent sens de l’accueil, d’amabilité, de fermeté et de maîtrise de soi. Vous êtes capable d’informer et d’orienter efficacement les publics ;
- Le poste exige également un sens aigu des responsabilités, notamment pour la surveillance des élèves en intercours, ainsi qu’une grande ponctualité. L’autonomie est essentielle : il faut savoir respecter les consignes et délais, organiser son temps de travail et prendre des initiatives.
Conditions d’exercice :
- Poste à temps complet
- Horaires modulables selon les événements
- Travail en autonomie avec appui du réseau DEEA
- Poste en contact direct avec les publics et les partenaires internes/externes
Organisation du temps de travail :
- Mercredi : journée complète
- Lundi à vendredi : après-midi jusqu’à 18h30 ou 20h selon les programmations
- Horaires ponctuellement modifiés en fonction des concerts, auditions ou événements
- Déplacements occasionnels pour réunions avec les collègues du DEEA
Eléments de rémunération :
- IFSE : Groupe 8
- NBI : 10 Pts