ASSISTANT ADMINISTRATIF ET ACCUEIL SCHS H/F

Vos missions

Au sein de la Direction Habitat, et sous la responsabilité de la Responsable du Service Communal d’Hygiène et de Santé, l’assistant administratif et accueil est un acteur clé du bon fonctionnement administratif du service. Il contribue au traitement des demandes des usagers et à l’appui administratif de l’équipe technique et d’encadrement.

Vos missions principales :

Assurer l’accueil téléphonique : identification des demandes, évaluation de l’urgence, transmission au bon interlocuteur, apport d’informations de premier niveau ;
Gérer le suivi administratif des dossiers de signalement de logement indigne : enregistrement des dossiers, production et envoie des courriers (notifications, rapports, arrêtés…), mise à jour de bases de données pour une traçabilité rigoureuse du suivi des dossiers (logiciel métier ESABORA, dossier papier, tableaux de bords) ;
Gérer le suivi administratif des dossiers liés à la convention CAF du Nord et au Permis de Louer (déclaration de mise en location et autorisation de travaux préalable à la division du logement) : enregistrement des demandes, alimentation des outils de suivi ;
Répondre aux demandes des notaires en cas de sollicitations ;
Gérer les démarches auprès du service de la publicité foncière : demande de renseignements ou de publications ;
Assister quotidiennement l’équipe : prise de rendez-vous, classement, relances, archivage ;
Garantir la qualité de service aux habitants : écoute, réactivité traçabilité, suivi des délais, proposition d’améliorations organisationnelles.

Ce que l'on recherche

Vous avez le sens de l’accueil et de l’écoute ;
Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles (mise en forme de courriers, corps de mail) ;
A l’aise avec les outils bureautiques, vous maîtrisez notamment le Pack Office (Word, Excel, Teams, OneNote), vous également une aptitude à travailler sur des logiciels spécifiques et bases de données ;
Vous appréciez le travail en équipe et avez le sens de l’initiative ;
Enfin, organisé et rigoureux, vous avez cette capacité à gérer les priorités.

Eléments de rémunération :

IFSE Groupe 8
NBI 10 pts