Vos missions
Le pôle Cadre de Vie Mobilité et Patrimoine (CVMP), constitué de sept directions, est un acteur majeur de la transformation urbaine et du cadre de vie, il pilote les projets structurants de la collectivité : aménagement et la gestion de l’espace public dont la mobilité, la nature en ville, la propreté publique, l’éclairage public et sur l’aménagement, la gestion des patrimoines foncier et bâti, et leurs usages. Fort de ses 650 agents, il mobilise près des deux tiers du budget d’investissement de la Ville.
Dans ce contexte dynamique, nous recrutons un assistant de direction pour accompagner le Directeur Général Adjoint du pôle CVMP.
En binôme avec une autre assistante, vous serez au cœur du fonctionnement administratif du pôle :
- Gestion de l’agenda et des réunions du DGA ;
- Organisation et préparation des réunions : ordre du jour, fonds de dossiers, coordination avec les directions ;
- Animation du réseau des assistantes administratives du pôle, en vue notamment d’harmoniser et d’améliorer les procédures et process administratifs, les outils de suivi… ;
- Centralisation et diffusion des informations internes ;
- Animation des fonctions administratives : gestion du courrier, suivi du tableau des congés, assurer les approvisionnements en fournitures administratives… ;
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus ;
- Suivi des délibérations du conseil municipal : suivi du circuit des délibérations et alerte par rapport au respect des délais ;
- Accueil physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs ;
- Veille au respect des délais et cohérence documentaire.
Ce que l'on recherche
- Votre compréhension du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur organisation vous permet d’interagir efficacement avec les différents interlocuteurs ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et possédez d’excellentes compétences rédactionnelles, vous permettant de produire des documents clairs et structurés ;
- Vous êtes à l’aise avec le Pack Office et connaissez bien l’environnement Windows ;
- Vous savez utiliser des tableaux de bord ainsi que des outils de planification et de suivi pour organiser et prioriser les tâches ;
- Doté d’une grande discrétion professionnelle, vous faites preuve de diplomatie et de solides qualités relationnelles ;
- Vous êtes capable d’anticiper les besoins, de réagir rapidement aux imprévus et de faire preuve de rigueur dans l’exécution de vos missions ;
- Votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer les priorités vous permettent de travailler efficacement, même en période de forte activité ;
- Dynamique et disponible, vous êtes animé par le souci du résultat et vous appréciez le travail en équipe.
Eléments de rémunération :
- IFSE Groupe 7
- NBI 10 pts
Conditions du poste
- Poste basé à l’Hôtel de Ville
- 36h30 hebdomadaires + 9 jours de RTT
- Télétravail possible 1 jour/semaine après 3 mois
- Travail en binôme avec amplitude horaire de 8h à 18h
- Horaires flexibles selon l’activité du DGA