RESPONSABLE ADMINISTRATIF-VE DE L'UNITÉ LOGISTIQUE F/H

Au sein du Pôle Vie Citoyenne et Animation de Proximité, le Département Evénementiel est une direction qui accompagne sur le plan technique et administratif la mise en œuvre de nombreuses manifestations (festives, culturelles, événementielles…) ayant lieu sur le territoire lillois.

Au sein d’une équipe d’une cinquantaine d’agents, vos missions principales en qualité de  Responsable administratif de l’unité logistique (F/H) seront les suivantes :

• Organiser et piloter le travail de l’unité administrative, établir le planning, contrôler les tâches des agents et suivre les dossiers. Assurer la continuité et la polyvalence au sein de l’unité.
• Coordonner, gérer et former les agents sur la relation téléphonique et l’accueil physique, la gestion des demandes, la création de contrats de location et demandes de matériel, le suivi des dossiers et leur instruction, le suivi des contrats et leur archivage 
• Coordonner et former les agents dans le suivi de réalisation des travaux, la gestion des EPI, faire respecter cette démarche auprès des agents de l’unité logistique, et la gestion des congés
• Participer à la démarche de modernisation et de sécurisation des procédures
• Mettre en place des tableaux de bord de suivi de l’activité, et assurer le suivi et faire des propositions d’amélioration des outils existants
• Rédiger les notes de service, les courriers, les rapports disciplinaires, les comptes rendus d’entretien, …
• Traiter les demandes de remplacement au sein de l’unité logistique en lien avec le responsable de service
• Assurer le suivi des besoins en formation, et en matière d’EPI, les heures supplémentaires des agents de l’unité logistique
• Traiter les demandes de tiers sur le logiciel CORIOLIS

Conditions d’exercice :

• Adresse du lieu de travail : Unité technique du service Logistique des Manifestations/Ateliers Municipaux : rue Jean-Charles Borda -  Chemin de Bargues
• Horaires :  le lundi : 7h30-11h30 /13h –17h30 et du mardi au vendredi : 7h30-11h30 /13h–16h
• Temps de travail :  36h30 avec RTT
• Pas de télétravail possible
• Encadrement de 2 agents
• Travail en open space, en lien avec les 3 responsables techniques
• Charge variable selon les périodes, en fonction des gros évènements
• Participation aux grands évènements portés par la direction souhaitée (heures supplémentaires)
• Travail en partenariat avec le milieu associatif, et tous les services municipaux