CHARGÉ DU SECRÉTARIAT ET DES COURRIERS F/H

Vos missions

Rattaché au Cabinet du Maire, vous jouez un rôle central dans le traitement quotidien de la correspondance du Maire et dans le bon fonctionnement du secrétariat.

Voici vos missions :

Assurer le suivi rigoureux de la correspondance entrante et sortante du Maire (courriers, mails) ;
Préparer, mettre en forme et suivre les courriers de réponse à destination des partenaires externes (institutions, associations) et des administrés ;
Assurer l’accueil téléphonique du service ;
Veillez à la bonne représentation de la Ville dans les instances statutaires des associations et organismes, à l’échelle locale ou nationale ;
Assurer le secrétariat des réunions municipales présidées par le Maire (Conseil municipal, réunions de la majorité municipale…).

Contexte et environnement de travail :

Vous travaillez en lien étroit avec les services de la Ville, le secrétariat particulier du Maire, du Directeur du Cabinet et des élus ;
Vous contribuez à la bonne organisation interne du Cabinet (gestion des plannings, coordination des documents à signature, relai d’information…).

Vos champs d’intervention :

Sujets liés à l’organisation de la Ville et aux préoccupations des habitants ;
Gestion des priorités et respect des délais dans le traitement des dossiers ;
Interface efficace entre les services internes et les acteurs externes.

Ce que l'on recherche

Vous disposez d’une excellente maîtrise de la langue française, tant à l’écrit qu’à l’oral, et vous êtes particulièrement vigilant à l’orthographe, au style et à la clarté des messages ;
Vous savez relayer fidèlement les consignes et les informations, et vous êtes capable de rédiger des courriers de qualité dans des délais contraints ;
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants ;
Vous connaissez le fonctionnement d’une collectivité territoriale, la vie municipale, ainsi que l’organisation interne des services et des instances décisionnelles ;
Doté d’un grand sens de la discrétion et du service public, vous faites preuve d’un excellent relationnel, d’un esprit positif et d’une réelle capacité d’adaptation ;
Vous êtes autonome et savez prendre des initiatives ;
Enfin, vous êtes capable d’organiser vos tâches de manière rigoureuse, de hiérarchiser les priorités et de respecter les délais même en situation d’urgence.

Eléments de rémunération :

IFSE Groupe 8
NBI : 10 points pour les titulaires