La Ville de Lille, c’est...
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez-nous !
Associée à la ville de Lille depuis 1977, Hellemmes est une ville dynamique et attentive à chacun. Reconnue pour son cadre de vie et son tissu associatif, elle a la volonté d’agir pour le bien-être de ses habitants.
Une collectivité, où chaque jour, 300 agents s’engagent aux côtés des habitants pour un ville accueillante, durable et tournée vers l’avenir.
Vos missions
Le service Etat civil de la commune associée d’Hellemmes recherche un officier d’Etat civil.
Au sein d’une équipe composée de quatre agents état civil, d’un responsable de service et d’un directeur, vous accueillez le public et traitez des dossiers.
Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes :
1) Accueil physique et téléphonique du public
- Vous accompagnez et orientez les usagers dans les démarches administratives relatives à l’état civil : établissement des déclarations de naissance, de mariage, des reconnaissances, des mariages, des décès, des changements de nom et de prénom...: réception des dossiers, contrôle des éléments administratifs, rédaction des actes, classement et archivage.
- Vous tenez les registres état civil
- Vous délivrez des actes état civil
- Vous suivez des dossiers de demande des cartes d’identité et de passeports, de livret de famille, d'inscription électorale, de recensement militaire, de noce d'anniversaire de mariage, enregistrement des PACS, instruction des attestations d'accueil…
2) Accompagnement des célébration de mariage, parrainage et noce d'anniversaire de mariage
- Vous assurez le bon déroulement des cérémonies en lien avec les usagers et le cabinet du Maire.
3) Organisation et gestion des élections
- Vous travaillerez en équipe pour l'organisation matériel des bureaux de vote et leur bonne tenue le jour du scrutin.
4) Gestion des dossiers de concessions cimetières
- Vous êtes mandataire de régie.
- Ponctuellement, vous délivrez les autorisations d'inhumer, traiterez les dossiers funéraires, assurerez un pré accueil dans le domaine funéraire.
Conditions d’exercices :
- Cycle de travail à 36h30 hebdomadaires (8h30-17h00).
- Dépassement d’horaire ponctuel lors des élections.
- Vous effectuerez des permanences le samedi matin (présence obligatoire le premier samedi du mois mais élargissement à prévoir à l’avenir).
- Une permanence est demandée les jours d’élections.
- Vous serez en contact avec les autres services communaux, les usagers, la préfecture, les mairies d’autres communes et les entrepreneurs de pompes funèbres/marbriers.
Ce que l'on recherche
Compétences « métier » demandées :
- Vous connaissez l’état civil et possédez obligatoirement une expérience de la relation à l’usager dans ce domaine.
- Vous avez également une expérience dans la gestion administrative qui vous permettra de suivre des procédures administratives variées.
- Vous maîtrisez l’outil informatique (Excel, Word, mail…) et êtes à l’aise avec les logiciels et plateformes.
- Une connaissance de la législation funéraire serait un plus.
Compétences « comportementales » souhaitées :
- Vous avez le sens de l’accueil et du service public.
- Vous faites preuve de rigueur, de précision et de sérieux et possédez un certain sens critique.
- Autonome, vous êtes en capacité de vous organiser dans votre travail.
- La polyvalence ne vous effraie pas
- Vous faites preuve de disponibilité et disposez d’un bon esprit d’équipe.
- Vous savez prendre des initiatives, définir les priorités et respecter les procédures et les délais.
Vous appréciez le contact avec le public et avez envie de vous stimuler intellectuellement ?
Vous souhaitez accompagner les usagers dans certaines étapes de leur vie, dans leurs projets et trouver du sens de votre travail ?
Le Service Etat civil est fait pour vous !