La Ville de Lille, c’est...
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez nous !
Vos missions
La fonction de référent administratif est un élément déterminant dans l’organisation de la direction. Elle exige d’être organisé, sérieux, rigoureux, sachant faire preuve d’une grande discrétion. Le référent administratif doit posséder un bon état d’esprit et être soucieux des relations humaines.
Il assure un binôme avec l’assistant administratif « Otpion RH ».
Vos domaines d'intervention
- Vous réalisez et mettez en forme des travaux de bureautique
- Vous prenez des notes et mettez en forme tous types de courriers
- Vous réalisez des projets de notes ou de courriers
- Vous réalisez la saisie de documents de formes et contenus divers
- Vous organisez le classement et l’archivage des dossiers
- Vous gérez des dossiers administratifs (procédure d’émission de Titres de Recettes, recours gracieux, Délibérations du CM)
- Vous gérez des courriers (enregistrement, suivi et rédaction, classement)
- Vous gérez des demandes d’intervention
- Vous participez à l’élaboration et au suivi de tableaux de bord ou d’outils de reporting concernant ces missions
- Vous êtes un soutien administratif aux autres cellules de la Direction
Domaine RH
Vous assurez un binôme avec l’agent administratif « option RH » afin de maintenir la continuité du service
Missions communes aux agents du service
- Vous gérez les demandes d’intervention (saisie, traitement et clôture)
- Vous vérifiez et traitez les demandes GRU sur KIMOCE
- Vous gérez la boite mails dédiée aux demandes des usagers
- Vous suivez et contrôlez les procédures de dépôts sauvages
- Accueil téléphonique et physique
- Vous enregistrez et diffusez le courrier
Conditions d'exercice
Travail en Open space
Lieu de travail : Ateliers Municipaux 5 Chemin de Bargues à Lille
Contact avec les riverains, les prestataires et les partenaires municipaux
Amplitude horaire de 36h30 du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 14h à 17h18, ajustable
Ce que l'on recherche
Vos compétences en savoir-faire
Vous connaissez les logiciels métier
Vous avez des compétences rédactionnelles
Vous avez des notions RH
Vous maîtrisez le Logiciel KIMOCE
Vous maîtrisez des logiciels de base (Word, Excel, Acces, Elise, Air Délib …)
Vos compétences en savoir-être
Vous avez une aisance relationnelle
Vous avez l'esprit d’équipe et le sens du service public
Vous avez le sens de l’organisation et de l’initiative
Vous êtes sérieux et rigoureux
Vous êtes autonome
Organiser, coordonner, accompagner : devenez notre prochain référent administratif !
Ce que l'on vous propose
- Un cycle de travail au choix :
- 35h
- 36h30 donnant droit à 9j de RTT
- Des primes collectives en juin et décembre (sous conditions)
- Une participation de la Ville à la mutuelle de santé (labellisation)
- Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun ou un Forfait « Mobilités Durables » : 300€ par an si usage du vélo ou de la trottinette
- Un restaurant municipal situé à l’Hôtel de Ville avec des tarifs attractifs
- Un comité des œuvres sociales (équivalent comité d’entreprise) : billetterie, évènements, chèques vacances, chèque cadeau Noël…
La ville de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination et vise à diversifier ses recrutements.