La Ville de Lille, c’est...
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez nous !
Vos missions
L’assistant de direction est chargé d’apporter une aide continue et adaptée au Directeur du musée et à l’Administrateur en termes d’organisation, d’information et de suivi de documents ainsi que de relations avec les publics et partenaires internes et externes.
Il assure un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des différents interlocuteurs de la Direction et au besoin, d’autres services du musée. Il travaille en lien étroit avec les différents services du musée ainsi qu’avec la direction générale du pôle Culture afin d’assurer la bonne circulation et transmission des informations ainsi que des documents administratifs.
L’assistant de direction est amené à préparer et analyser les premiers éléments d’un dossier en vue de rendez-vous ou de réponses à apporter à des interlocuteurs.
Dans ce cadre, vous interviendrez dans plusieurs domaines :
- Information et communication
Vous assurez l’accueil téléphonique et physique de la Direction et tenez le registre des appels.
Vous recevez, orientez et diffusez les informations liées à l’activité de la Direction auprès des interlocuteurs et services concernés, en interne et en externe du musée.
- Assistanat de direction
Vous gérez l’agenda du Directeur, organisez ses réunions, rendez-vous et déplacements.
Vous réceptionnez, enregistrez, analysez et diffusez le courrier départ-arrivée. Vous participez à la rédaction, au suivi et à la bonne transmission des réponses.
Vous réceptionnez les parapheurs et en assurez le suivi de signatures et la bonne transmission dans le respect des délais.
Vous rédigez tout document utile à l’activité de la Direction (compte rendus de réunions, notes, courriers etc.).
Vous organisez et assurez le classement et l’archivage « papier » et informatique des courriers et dossiers suivis par le Directeur. Vous en assurez la mise à jour régulière et vous vous assurez de la disponibilité de l’information.
Vous participez au suivi de l’activité : vous rédigez des rapports et bilans d’activité, élaborez et suivez des tableaux de bord.
- Missions RH en lien avec l’Administrateur
Vous réceptionnez les arrêts maladie des agents du musée et vous les transmettez au Pôle RH. Vous en assurez le suivi.
Vous réceptionnez les différents formulaires de demande des agents du musée (congés exceptionnels, ordres de missions, CET…) et vous en assurez le circuit des signatures et la bonne transmission dans le respect des délais.
Vous préparez les tableaux de suivis des présences, congés et télétravail des agents.
Vous suivez les dossiers de demande de stage non rémunérés.
Vous transmettez les déclarations mensuelles d’états d’heures.
Vous établissez et transmettez le suivi des grèves.
- Missions en lien avec le Développement, Mécénat
Vous suivez et organisez les fichiers de partenaires et prospect.
Vous participez à l’organisation d’événements protocolaires de relation avec les mécènes.
Vous participez à la veille sur les personnalités dirigeantes du territoire.
- Missions transversales pour les services du musée
Vous gérez les demandes de matériel.
Vous gérez le stock de fournitures administratives et vous passez les commandes.
Vous assurez la réception et la distribution du courrier aux différents services du musée.
Vous êtes en veille et vous diffusez les informations nécessaires à l’activité et au fonctionnement des différents services (notes de service, informations internes Ville, nouveaux arrivants etc.)
Contexte et environnement
. Projet de rénovation du musée
. Horaires de bureau avec disponibilité requise
. Bureau situé 8 Allée de la Filature à Lille pour la durée des travaux
Ce que l'on recherche
Vos compétences Métier
- Vous avez un niveau de diplôme bac + 2 avec formation de type « Assistanat de direction »
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de classement
- Vous possédez des qualités rédactionnelles et maîtrisez l’orthographe et la syntaxe (rédaction de notes, courriers, rapports)
- Vous êtes en capacité à prendre en main un dossier et à suivre sa mise en œuvre en lien avec sa hiérarchie
- Vous maîtrisez parfaitement les logiciels Word, Excel (tableaux de suivi), la messagerie électronique, ainsi que les outils bureautiques
- Vous avez une bonne connaissance du fonctionnement administratif et des procédures des collectivités territoriales
- Vous avez un intérêt pour le secteur culturel et l’environnement des musées
Vos compétences comportementales
- Vous avez un grand sens relationnel (capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés, sens de l’écoute et courtoisie, diplomatie et fermeté)
- Vous avez une bonne présentation et expression orale
- Vous avez le sens de l’organisation et de la rigueur
- Vous êtes réactif, vous avez le sens de l’initiative et vous êtes autonome (capacité à aller chercher les informations, à les analyser et à les transmettre de façon pertinente)
- Vous êtes discret et respectez le devoir de réserve
- Vous êtes en capacité à gérer le stress
- Vous avez l'esprit d’équipe (travail en lien étroit avec les équipes du musée)
- Vous êtes disponible
Les coulisses d'un musée vous attirent ? Vous aimez que les choses bougent, s'organisent et prennent vie ? Rejoignez la direction de notre musée d'histoire naturelle, on vous attend !
Ce que l'on vous propose
- Un cycle de travail au choix :
- 35h
- 36h30 donnant droit à 9j de RTT
- Salaire net avant impôt : 1669 euros
- Des primes collectives en juin et décembre (sous conditions)
- Une participation de la Ville à la mutuelle de santé (labellisation)
- Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun ou un Forfait « Mobilités Durables » : 200€ par an si usage du vélo ou de la trottinette
- Un restaurant municipal situé à l’Hôtel de Ville avec des tarifs attractifs
- Un comité des œuvres sociales (équivalent comité d’entreprise) : billetterie, évènements, chèques vacances, chèque cadeau Noël…
La ville de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination et vise à diversifier ses recrutements.