La Ville de Lille, c’est...
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
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Vos missions
Vous intégrez le service accueil des publics du Palais des Beaux-Arts en qualité d’assistant administratif sous la responsabilité du Chef du service de l'accueil des publics.
Le Palais des Beaux-Arts accueille chaque année un public nombreux et très diversifié, jusqu’à 400 000 visiteurs : individuels et groupes de diverses natures (notamment scolaire, issus du champ social, loisir, etc…). Le musée propose une offre culturelle très diversifiée (collections permanentes, expositions temporaires de divers format, événementiels, programmation culturelle, activités et ateliers tout public...).
Le service de l’accueil des publics est rattaché à la Direction de l’accueil et de l’implication des publics. L’action du service s’effectue en transversalité avec les autres équipes de la direction, ainsi qu’avec le PC sécurité et la direction de la durabilité du bâtiment.
Votre rôle :
L’assistant administratif appuie le chef de service dans la planification des équipes de surveillance du musée et des médiateurs, afin de garantir les meilleures conditions d’accueil des publics et de sécurité des œuvres. Il assure un rôle d’interface avec les équipes en veillant à la bonne circulation des informations avec les responsables en charge du public.
Dans ce cadre, vos missions principales sont :
Planification et gestion des effectifs :
- Etablir les plannings de travail et réguler les présences du personnel dans les espaces de travail.
- Lors des expositions temporaires, élaborer les cycles de travail des équipes d’accueil et de surveillance selon le nombre d’agents recrutés et les quotités arbitrées.
- Transmettre les consignes et informations nécessaires au bon fonctionnement du service (diffusion des plannings essentiellement).
- Assurer ponctuellement l’accueil des agents en prise de poste (accueil Valmy)
- Etablir régulièrement les états d’heures selon un calendrier et une procédure précise établies par les services de la DAP.
- Gérer le suivi des absences en lien avec le chef de service et les chefs d’équipe : suivre et traiter des demandes de congés, et tous justificatifs pour autres motifs d’absences (CM, CE, grève etc.)
Assistance au chef de service et soutien RH :
- Déterminer les besoins en renfort RH en lien avec les services RH et programmation évènementielles (CDD, agents non titulaires horaires, jobs été).
- Repérer et alerter sur les dysfonctionnements RH.
- Mettre en place et suivre les tableaux de suivi de données liées au service (gestion de l’absentéisme, statistiques sur l’activité du service, indicateurs sur les volumes d’heures de travail des équipes etc.).
- Accompagner les agents et mise en lien avec les services de la Ville et le service RH du musée.
Conditions d’exercice (spécificités du poste) :
- Poste situé à Lille.
- Temps de travail : 36h30 ; horaires réguliers avec amplitude potentiellement variable en fonction des obligations.
- Utilisation de moyens de communication de terrain (émetteur – récepteur, téléphone portable professionnel).
Ce que l'on recherche
Le profil idéal :
- Vous justifiez d’une expérience réussie sur un poste similaire.
- Vous connaissez les techniques d’organisation et de planification du travail.
- Vous maitrisez les techniques de surveillance et de la réglementation des ERP.
- Vous maitrisez l’utilisation des outils informatiques : Word, Excel et outils de planification.
- Vous faites preuve des qualités comportementales attendues pour le poste : Aisance relationnelle, esprit d'équipe, sens de l’organisation et capacité d’anticipation, rigueur et autonomie.
Ce que l'on vous propose
- Eléments de rémunération : RIFSEEP : groupe 8
- Un cycle de travail : 36,30, 9 jours de RTT
- Des primes collectives en juin et décembre
- Une participation de la Ville à la mutuelle de santé (labellisation)
- Une participation de la Ville à la prévoyance (labellisation)
- Une politique active de formation
- Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun ou un Forfait « Mobilités Durables »
- Un restaurant municipal situé à l’Hôtel de Ville avec des tarifs attractifs
- Une allocation vacances pour les enfants
- Un comité des œuvres sociales (équivalent comité d’entreprise) : billetterie, évènements, chèques vacances, chèque cadeau Noël…
- Un pool diversifié de véhicules à disposition pour les déplacements professionnels (voitures, vélos et trottinettes électriques) …
Procédure de recrutement
La ville de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination et vise à diversifier ses recrutements.