La Ville de Lille, c’est...
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez nous !
Associée à la ville de Lille depuis 1977, Hellemmes est une ville dynamique et attentive à chacun. Reconnue pour son cadre de vie et son tissu associatif, elle a la volonté d’agir pour le bien-être de ses habitants.
Une collectivité, où chaque jour, 300 agents s’engagent aux côtés des habitants pour un ville accueillante, durable et tournée vers l’avenir.
Vos missions
Au cœur du service public, vous pilotez l’organisation et garantissez le bon fonctionnement du service au quotidien. Véritable référent, vous assurez le suivi rigoureux des dossiers tout en veillant à offrir un accueil de qualité aux usagers. Interface clé entre le Directeur du service Cadre de vie / Urbanisme / État civil et l’équipe État civil, vous facilitez la circulation de l’information et contribuez à la coordination des actions.
Force de proposition, vous participez activement à l’amélioration continue en actualisant les procédures et en développant des solutions adaptées aux enjeux du service. Vous jouez également un rôle central dans la préparation des opérations électorales et du recensement. Enfin, vous êtes garant du respect strict de la confidentialité des informations traitées.
Environnement de travail :
- Contraintes physiques : station assise, contrainte de poste de bureau, contact avec public difficile et endeuillé
- Temps de travail hebdomadaire : 36h30 (8h30 – 12h00 / 13h30 – 17h00 (sauf mercredi), dépassement d’horaire à prévoir en période électorale) + permanence les samedis matin ;
- Délais procéduraux à tenir ;
- Liens fonctionnels avec la conservation du cimetière ;
- Compte tenu des spécificités du poste et du niveau de responsabilités attendues, cette fonction nécessite une présence régulière sur site. À ce titre, le télétravail n’est pas privilégié.
Les missions qui vous seront confiées :
- Organiser l’accueil du public et traiter les dossiers (mariages, décès, actes de naissance, cartes d’identité, passeports biométriques, élections) ;
- Mettre en place des procédures, suivre les dossiers avec les agents du service ;
- Gestion administrative et budgétaire (évaluation des besoins, commandes de fournitures) ;
- Organiser les diverses élections ;
- Organiser le recensement de la population ;
- Assurer une veille juridique et réglementaire ;
- Mener les auditions nécessaires sur les dossiers sensibles (mariage, reconnaissance...) ;
- Manager une équipe de 4 agents.
Vos principaux interlocuteurs :
- Internes : le directeur, les agents du service, la conservation du cimetière ;
- Externes : INSEE, Préfecture, Tribunal, les entrepreneurs de pompes funèbres, les notaires, le public, les autres services communaux.
Ce que l'on recherche
Poste ouvert à la filière Administrative - catégorie B
Les compétences "Métier" demandées :
- Faculté à manager une équipe de proximité ;
- Connaissance de la législation et procédures administratives ;
- Maîtrise de l’outil informatique ;
- Habilitation pour passeport/officier d’état civil ;
- Connaissance en Etat civil (code civil) ;
- Connaissance électorales (code électoral) ;
- Qualités rédactionnelles.
Les compétences "comportementales" souhaitées :
- Vous êtes reconnu pour votre polyvalence, votre curiosité et votre proactivité ;
- Autonome et responsable, vous savez prendre des initiatives et être force de proposition pour faire évoluer les pratiques ;
- Rigoureux et organisé, vous agissez avec discrétion et un fort sens du service public ;
- Doté de réelles capacités d’organisation et de management, vous savez fédérer et piloter votre activité avec efficacité.
Procédure de recrutement
À l’issue de la publication, les candidats présélectionnés seront conviés à un entretien, accompagné d’un test de performance.
Par ailleurs, en fonction du profil, un test ou un cas pratique pourra également être proposé.