La Ville de Lille, c’est...
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
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Vos missions
L’assistant apporte un appui permanent à la Directrice Générale Adjointe adjointe en charge des Relations et Solidarités Internationales, à la cheffe de service des relations internationales, au coordinateur de la mission solidarités internationales ainsi qu’aux chargés de mission. Il contribue au bon fonctionnement de la direction relations et solidarités internationales en assurant des missions de gestion administrative, de communication, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers. Le poste implique un soutien logistique et organisationnel renforcé pour les activités internationales : accueil de délégations, organisation de missions à l’étranger, coordination d’événements et actions de coopération.
Voici vos futures missions…
Appui logistique et organisationnel à l’activité de la direction
- Soutien administratif et logistique pour l’accueil de délégations étrangères et l’organisation des missions internationales, en lien avec la responsable administrative et financière ;
- Suivi des formalités administratives de déplacement : ordres de mission, demandes de devis, réservations, prestations diverses ;
- Gestion logistique : demandes de matériel, prêts de salles, commandes de cocktails, coordination avec les services concernés ;
- Mise en forme, impression et diffusion des dossiers préparatoires (accueils, réunions thématiques, missions) ;
- Coordination avec la reprographie : demandes, suivi, réception et diffusion des impressions.
Participation à la communication et à la valorisation des actions
- Contribution à la rédaction de la revue de presse hebdomadaire et de la newsletter de la Ville sur les relations internationales ;
Diffusion des supports de communication (mail, courrier, affichage).
Assistanat de direction et gestion administrative
- Accueil et information
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction et du service ;
- Accompagner l’arrivée des nouveaux collaborateurs (stagiaires, VSI, chargés de mission) ;
- Diffuser et orienter les informations auprès des services internes et partenaires externes.
- Courriers et parapheurs
- Rédaction, traitement et suivi des courriers et documents ;
- Réception, enregistrement, analyse et diffusion du courrier entrant et sortant ;
- Préparation de réponses de premier niveau ;
- Classement et archivage papier et numérique, mise à jour régulière ;
- Suivi des parapheurs entrants et sortants dans le respect des délais ;
- Rédaction de comptes rendus et documents administratifs.
- Agenda et réunions
- Gestion électronique des agendas ;
- Organisation de rendez-vous, réunions et réservations de salles (notamment A146).
Responsabilités et résultats attendus :
- Information et communication
- Assurer une circulation fluide et continue de l’information au sein de la direction, du pôle culture et relations internationales, des autres pôles thématiques et des partenaires externes ;
- Assurer l’interface entre la direction et les différents services municipaux, les secrétariats des élus et les partenaires externes ;
- Contribuer à l’image de marque de la direction par un accueil professionnel et de qualité.
- Assistanat de direction
- Apporter un soutien constant à la directrice et aux équipes dans l’organisation des réunions et déplacements ;
- Participer à l’amélioration des procédures administratives partagées (parapheurs, suivi des dossiers, outils de pilotage) ;
- Contribuer à la mise à jour des ressources documentaires et des dossiers de la direction ;
- Assurer le suivi du matériel, des fournitures et des besoins logistiques du service.
- Appui aux accueils et missions internationales
- Aider à la préparation logistique des accueils de délégations et missions à l’étranger (transports, hébergements, repas) dans le respect des marchés publics ;
- Participer à la diffusion des informations liées aux projets internationaux ;
- Assurer des traductions informelles en anglais lorsque nécessaire.
Interlocuteurs
- Internes : directrice, cheffe de service, coordinateur, chargés de mission, services municipaux, secrétariats des élus, directions générales adjointes.
- Externes : partenaires institutionnels, associatifs, collectivités étrangères, officiels internationaux.
Ce que l'on recherche
- Vous disposez d’un bon niveau de culture générale et manifestez un intérêt réel pour les relations internationales, avec idéalement une expérience dans ce domaine ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, de classement et de gestion administrative, et possédez de solides compétences rédactionnelles. Vous connaissez le fonctionnement administratif et les spécificités des collectivités territoriales,
- La maîtrise des outils bureautiques est indispensable, vous maîtrisez Word, Excel, Outlook, Intranet. La connaissance des logiciels Sarbacane et Filezilla constitue un atout supplémentaire ;
- La pratique de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, est indispensable, avec un niveau B2 attendu pour assurer les échanges et traductions informelles nécessaires ;
- Vous faites preuve d’un excellent sens relationnel, d’une grande capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés, ainsi que de courtoisie, de diplomatie et de fermeté lorsque la situation l’exige ;
- Vous démontez un sens aigu de l’organisation, une grande rigueur et un respect des délais. La fonction requiert une grande réactivité, un esprit d’initiative, ainsi qu’une autonomie permettant d’aller cherche, analyser et transmettre les informations pertinentes ;
- Enfin, vous savez gérer votre stress, travailler en équipe, analyser et synthétiser les informations, et faire preuve de souplesse pour vous adapter aux imprévus et aux urgences du service.
Eléments de rémunération :
- IFSE Groupe 8
- Majoration métier : langue étrangère - utilisation permanente
Conditions d'exercice :
- Travail en équipe au sein d’une direction fortement sollicitée et en interaction avec de nombreux services.
- Développement de coopérations transversales inter-services et inter-directions.
- Poste à temps plein, basé à l’Hôtel de Ville.
- Disponibilité, réactivité et capacité à gérer les imprévus.
- Pratique orale et écrite de l’anglais indispensable (niveau B2 requis).
Ce que l'on vous propose
- Un cycle de travail de 36h30 donnant droit à 9j de RTT
- Du télétravail possible selon les postes : 1j/semaine après 3 mois sur le poste
- Des primes collectives en juin et décembre
- Une participation de la Ville à la mutuelle de santé (labellisation)
- Une politique active de formation
- Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun ou un Forfait « Mobilités Durables » : 200€ par an si usage du vélo ou de la trottinette
- Un restaurant municipal situé à l’Hôtel de Ville avec des tarifs attractifs
- Une allocation vacances pour les enfants
- Un comité des œuvres sociales (équivalent comité d’entreprise) : billetterie, évènements, chèques vacances, chèque cadeau Noël…
- Pool de véhicules à disposition pour les déplacements professionnels (voitures, vélos et trottinettes électriques) …
La ville de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination et vise à diversifier ses recrutements.