La Ville de Lille, c’est...
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
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Vos missions
Le service Etat civil de la Ville de Lille recherche un agent d’Etat civil.
La direction réunit 82 agents dont 43 dans les cimetières ainsi qu’un élu thématique de référence.
Le domaine de l’état civil comporte la connaissance des règlements administratifs et du droit civil. Au sein d’une équipe composée d’une trentaine d’agents, vous accueillez le public et traitez des dossiers.
Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes :
1) Accueil physique et téléphonique des usagers
- Vous assurez l’accueil téléphonique et physique
- Vous accueillez les usagers pour les déclarations de naissance à l’hôtel de ville et à la maternité Jeanne de Flandre
- Vous dressez les déclarations de naissances et de décès
- Vous enregistrez les PACS et les dossiers de mariage
2) Gestion des dossiers d’état civil
- Vous construisez, instruisez et suivez les dossiers (mariages, parrainages, livrets de famille, adoption, PACS)
- Vous dressez des actes d’état civil et vous en délivrez copies et extraits
- Vous traitez des dossiers de reconnaissance d’un enfant, d’adoption et de changement de nom et prénom
- Vous vous occupez du classement journalier (courrier, fiche de maternité, plumitif…)
- Vous tenez les registres état civil, mettez à jour les livrets de familles et les actes
- Vous instruisez et exécutez des dossiers de rectifications administratives
3) Accompagnement des célébrations de mariage
- En lien avec les adjoints au Maire, vous participez aux célébrations de mariages en mairie
4) Gestion des autorisations funéraires
- Vous enregistrez les déclarations de transports de corps et de soins de conservation
- Vous délivrez les autorisations post-mortem (fermeture de cercueil et crémation)
Conditions d’exercices :
- Poste basé à l’hôtel de ville de Lille et à la maternité Jeanne de Flandre
- Cycle de travail à 36h30 hebdomadaires
- Horaires réguliers - réception du public de 8h30 à 16h30 les lundis, mardis, mercredis et vendredis et de 8h15 à 16h30 les jeudis.
- Présence obligatoire deux samedis toutes les six semaines. Le samedi est intégré dans le cycle de travail avec repos compensateur à prendre sur les six semaines suivantes. Réception du public de 8h00 à 12h00 (12h30 en cas de célébration de mariage).
- Environnement de travail : alternance entre travail de guichet avec le public et tâches administratives en open space.
- Mobilité requise à la maternité Jeanne de Flandre environ une fois toutes les deux semaines (possibilité d’un peu plus).
- Manipulation des registres (port de charge)
- Utilisation de logiciels spécifiques (siècle)
- Vous serez en contact avec les autres services communaux, les usagers, la Préfecture, les mairies d’autres communes et les professionnels du funéraire et familles en deuil.
Ce que l'on recherche
Compétences « métier » demandées :
- Rigoureux, vous êtes appliqué et savez soigner votre écriture
- Vous possédez des compétences dans la gestion administrative. Une bonne compréhension des textes et la capacité à savoir aller chercher une information sont exigées
- Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et bureautiques (Excel, Word, mail…) ainsi qu’avec les logiciels
- Vous avez une appétence pour le domaine de l’état civil. La connaissance en la matière ainsi que dans la législation funéraire et d’accueil des familles en deuil est un plus
- Une expérience de la relation à l’usager dans ce domaine est également un plus
Compétences « comportementales » souhaitées :
- Vous êtes soucieux d’apprendre et êtes curieux
- Vous avez le sens de l’accueil et du service public et êtes à l’aise dans la prise de parole en public
- Vous êtes en mesure de refuser une demande et d’expliquer votre décision
- Vous savez gérer des situations difficiles comme l’agressivité d’un usager ou une charge émotionnelle importante
- Vous faites preuve de rigueur, d’esprit d’initiatives, de précision et de sérieux
- Autonome, vous êtes en capacité de vous organiser dans votre travail
- La polyvalence ne vous effraie pas
- Vous disposez d’un bon esprit d’équipe
- Vous savez prendre des initiatives, définir les priorités et respecter les procédures et les délais
Vous aimez les missions variées et appréciez le contact avec le public ? Vous souhaitez accompagner et orienter les usagers dans les démarches administratives relatives à l’état civil ?
Ce poste est fait pour vous !
Ce que l'on vous propose
- Un cycle de travail à 36h30 donnant droit à 9j de RTT
- Des primes collectives en juin et décembre
- Une participation de la Ville à la mutuelle de santé (labellisation)
- Une politique active de formation
- Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun ou un Forfait « Mobilités Durables » : 200€ par an si usage du vélo ou de la trottinette
- Un restaurant municipal situé à l’Hôtel de Ville avec des tarifs attractifs
- Une allocation vacances pour les enfants
- Un comité des œuvres sociales (équivalent comité d’entreprise) : billetterie, évènements, chèques vacances, chèque cadeau Noël…
- Pool de véhicules à disposition pour les déplacements professionnels (voitures, vélos et trottinettes électriques) …
La ville de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination et vise à diversifier ses recrutements.