La Ville de Lille, c’est...
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
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Vos missions
Argumentaire :
Face aux difficultés de recrutement sur le poste d’Assistant administratif (n°354), la présence d’un·e stagiaire permettra de soutenir efficacement l’activité de secrétariat de la Direction Emploi et Affaires Économiques.
Le stagiaire permettra :
- De maintenir la qualité et la fluidité du service rendu aux directions, aux élus et aux partenaires
- De sécuriser la gestion administrative quotidienne (courrier, parapheurs, réunions, communication)
- D’éviter les retards accumulés dans le traitement des dossiers prioritaires
- D’offrir au/à la stagiaire un cadre d’apprentissage riche, professionnalisant et en lien direct avec les compétences attendues par les formations ciblées
Ce stage constitue donc une opportunité double
- Pour la direction, de disposer d’un appui opérationnel indispensable à un moment critique
- Pour l’étudiant(e), d’acquérir une expérience pratique structurante et valorisable en gestion administrative, organisation
- communication interne et support à la direction
Finalité du poste :
Le stagiaire Assistant.e de Direction intégrera la Direction Emploi et Affaires Économiques (DEAE) composée de 10 collaborateurs. Les missions de la DEAE sont organisées autour de 5 grandes thématiques : Développement Économique, Commerce, Emploi et Insertion, Économie Sociale et Solidaire, Université. Le stagiaire contribuera au fonctionnement fluide du secrétariat de direction en assurant des tâches d’organisation, de coordination, de suivi administratif et de communication interne.
Ce stage permettra au/à la stagiaire de développer ses compétences professionnelles au sein d’un environnement exigeant, au contact direct de l’équipe de direction et des partenaires internes et externes.
Missions :
Organisation et préparation des réunions
- Organisation logistique : réservation de salles, matériel, convocations, envoi des ordres du jour
- Préparation des supports : notes, dossiers, présentations
- Participation aux réunions : prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus
Gestion administrative quotidienne
- Gestion des plannings de l’équipe et prise de rendez-vous
- Gestion des mails : tri, redispatch, réponses de premier niveau, suivi et classement. Gestion des appels téléphoniques : filtrage, prise de messages, réponses de premier niveau
- Gestion du courrier : réception, tri, enregistrement, dispatch, rédaction de réponses, mise en forme, suivi des signatures, envoi.
- Participation à l’archivage et au classement physique et numérique
Suivi de dossiers et communication interne
- Suivi de dossiers administratifs (planning, relances, mise à jour d’informations)
- Mise à jour du fichier des contacts
- Réalisation d’une revue de presse
Responsabilités et résultats attendus :
Responsabilités :
- Assurer la fiabilité et la qualité des documents produits
- Garantir la confidentialité des informations traitées
- Veiller au respect des délais et à la bonne circulation de l’information
- Représenter l’image professionnelle et accueillante de la direction
Résultats attendus :
- Réunions organisées de manière fluide et efficace
- Courriers, mails et appels traités dans les délais requis
- Dossiers mis à jour et classés correctement
Interlocuteurs : Internes et externes
Date de recrutement souhaitée : 30/03/2026
Temps de travail : 35 heures/semaine
Durée : 12 semaines
Fonction de rattachement : Assistante de Direction
Ce que l'on recherche
Niveau du diplôme souhaité :
Intitulé du diplôme : BTS Support à l’Action Managériale (SAM) ; BTS Gestion de la PME ; Licence professionnelle Métiers de la Gestion et de l’Administration ; Licence Administration Économique et Sociale (AES) ; Licence en management des organisations
Compétences métier :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Capacité à organiser et prioriser plusieurs tâches simultanément
- Très bonne expression écrite et orale
Compétences comportementales :
- Rigueur, sens du détail et de la qualité
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Sens de l’organisation et gestion des priorités
- Aisance relationnelle, écoute et courtoisie
Ce que l'on vous propose
- Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun ou un Forfait « Mobilités Durables » : 200€ par an si usage du vélo ou de la trottinette
- Un restaurant municipal situé à l’Hôtel de Ville avec des tarifs attractifs
- Pool de véhicules à disposition pour les déplacements professionnels (voitures, vélos et trottinettes électriques) …
La ville de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination et vise à diversifier ses recrutements.