La Ville de Lille, c’est...
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
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Associée à la ville de Lille depuis 1977, Hellemmes est une ville dynamique et attentive à chacun. Reconnue pour son cadre de vie et son tissu associatif, elle a la volonté d’agir pour le bien-être de ses habitants.
Une collectivité, où chaque jour, 300 agents s’engagent aux côtés des habitants pour un ville accueillante, durable et tournée vers l’avenir.
Vos missions
L'Assistant de Direction a vocation à assister la direction (directeur/directrice adjoint) afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacement, communication, préparation de réunions…). Il organise et coordonne les informations internes et externes liées au fonctionnement de la direction. Prise en charge du suivi complet de dossiers (suivi de relance, gestion administrative du personnel…)
Ce poste nécessite d'être polyvalent et de savoir s'adapter, les horaires seront variables en fonction des pics d'activité de la direction.
Missions principales :
Aide sur l’organisation de la vie professionnelle des deux cadres de la direction
- Gestion des agendas et montage de rendez-vous et de réunions
- Accueil physique, téléphonique et secrétariat des deux cadres de la direction
- Veille et alerte sur les informations et actualités importantes de la direction
- Gestion et priorisation des sollicitations
Prise en charge de la gestion administrative
- Réalisation des travaux bureautiques (notes, courriers, rapports d’évènements)
- Classements et archivage des dossiers suivis par la direction
- Rédaction des comptes rendus lors de participations aux réunions avec la direction
- Transmission des documents et dossiers administratifs à l’ensemble des services de la direction
- Faisabilité des procédures administratives (circuits des courriers, délibérations, conventions)
- Gestions des tableaux de suivi et d’activités de la direction
- Prise en charge du suivi RH de la direction (congés, absences, formations...)
- Alimentation et gestion du planning des absences des agents de la direction
- Préparation et suivi des comités sport et culture en lien avec l’équipe de direction
Ce que l'on recherche
Nous recherchons un candidat qui a le sens de l'organisation et du relationnel, qui saura travailler en transversalité et par anticipation, ayant le sens du service public.
Ce que l'on vous propose
- Un cycle de travail au choix :
- 35h
- 36h30 donnant droit à 9j de RTT
- Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun
- Un restaurant municipal situé à l’Hôtel de Ville avec des tarifs attractifs
- Un comité des œuvres sociales (équivalent comité d’entreprise) : billetterie, évènements…
- Pool de véhicules à disposition pour les déplacements professionnels (voitures, vélos et trottinettes électriques) …
La ville de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination et vise à diversifier ses recrutements.
Procédure de recrutement
Un entretien en présentiel sera organisé à la Mairie d'Hellemmes